Las Tecnologías de la Información (TIC’s) han producido un cambio espectacular y drástico en todas las organizaciones y, en este sentido, es  Internet el elemento más revolucionario. El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que su tecnología se adopte a nivel empresarial mediante la utilización de diversas herramientas informáticas propicias para la colaboración. De esta forma, por la necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos y de comunicarse e interactuar eficiente y efectivamente en el interior de las organizaciones, surgió la intranet.

En la actualidad existen muchas tecnologías que pueden ayudar de forma eficaz en el proceso comunicacional dentro de las organizaciones modernas pero cabe destacar que la intranet es una de las tecnologías más poderosas que pueden utilizarse en una organización ya que permite la utilización de muchas otras tecnologías de una manera cohesionada y uniforme. Su diseño e implementación, en función de los objetivos organizacionales, provee a la empresa de una herramienta fundamental para la  gestión del conocimiento, y para la comunicación interna, que permite mejorar y agilizar la dinámica organizacional. Sin embargo, esto sólo es posible cuando los empleados participan activamente en su mantenimiento y actualización.

Bajo la concepción de que tanto las intranets como Internet utilizan igual tecnología, los diversos componentes de este último pueden incorporarse a las primeras. Por lo tanto, en una intranet se pueden reproducir los dos grandes bloques de servicios o aplicaciones de Internet:

Los que permiten la comunicación:

• El correo electrónico como Microsoft Outlook con las listas de distribución, Calendarios, y listas de Tareas.
• Los grupos de noticias con la creación de grupos de debate internos con o sin moderador, que facilitan una forma de comunicarse rápidamente, con la creación de  grupos de discusión, de intercambio de mensajes, de noticias internas, de proyectos.
• Las redes sociales, como twitter, LinkedIn, Facebook, Google+, etc.
• Las charlas online (IRC Internet Relay Chat) a pesar de que son limitadas en una organización, pueden ofrecer ventajas en lo que respecta a las conferencias múltiples y a mantener discusiones en tiempo real.
• Chat internos como Microsoft Link.
• Telefonía IP o softphone, smart phones y Tablets, todos ellos con posibilidades de video conferencia.

Los que permiten investigar y encontrar información:

• Exploradores http como el Internet Explorer, FireFox y Google Chrome.
• FTP (File Transfer Protocol) para el intercambio de documentos.
• Microsoft SharePoint para el trabajo en grupo y controlar el flujo de trabajo.
• WIFI como medio de interconexión.
• Telnet o acceso y consulta de computadoras remotas, bases de datos, conexión VPN a través de VDI, Pin Safe, todo esto en el ámbito interno de la propia empresa u organización, con empresas del mismo grupo, con empresas afines, o con cualquier otra que pueda interesarle.

Y todo se presenta al usuario por medio de una interfaz única que ofrece cohesión a los elementos incluidos en la intranet, sean estos servicios y aplicaciones, o todos aquellos sistemas que la organización utiliza de manera aislada en el desarrollo de su actividad y que deberán insertarse en ella.

De forma general, una intranet bien diseñada facilita la comunicación interna, la gestión de la información de la organización, la divulgación de las prácticas y procedimientos, la formación virtual y también presencial o el trabajo colaborativo. Todo lo anterior, hace posible mejorar los procesos de trabajo y el flujo de comunicación en la organización; así como compartir el conocimiento, propiciar una mayor identificación de los empleados con los valores de la Empresa y favorecer su participación, tanto activa como positiva, en la mejora de la organización.

Por: IT